要在堆积如山的纸质档案中翻找，耗时数小时甚至数天。这是传统档案管理的常态。据统计，企业员工每年平均花费 200 小时查找档案，相当于 5 个工作日白白浪费。
在政府机关堆积如山的审批文件中，医院病案室泛黄的纸质病历里，建筑工地尘封的设计图纸堆里，每天都有大量重要信息因传统管理方式流失。纸质档案面临存储成本攀升（年均增长12%）、检索效率低下（单次查找耗时30+分钟）、跨部门协作困难三大痛点。某市档案馆的火灾事故更暴露出物理存储的致命缺陷，这些都在倒逼组织加快电子文档安全存储系统建设。
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